Hybride vergaderen: 5 tips om het makkelijker te maken

1. Ongestoord hybride vergaderen

De belangrijkste ’tip’ wanneer het aankomt op hybride vergaderen is dat je collega’s geen last hebben van jouw gesprek en andersom. Dit is zeker het geval bij een een-op-een gesprek. Dat betekent dat idealiter de vergadering plaatsvindt in een aparte ruimte. Met een laptop en headset ben je dan al snel klaar voor een prima sessie.

Een soundproof belcel is daarvoor ideaal, maar ook noise-cancelling headphones zijn een aanrader. Je belt via Teams en met de camera van je laptop spreek je direct met een klant of leverancier.

2. Plug & play

Gebruikersgemak is essentieel wanneer het aankomt op hybride vergaderen. Je wilt immers niet steeds een half uur voor iedere vergadering kwijt zijn aan het klaarzetten van de ruimte. Gelukkig is er tegenwoordig weinig gedoe meer met kabels en ook het aansluiten van apparatuur is overbodig. Tenminste, als je een goed ingerichte vergaderruimte hebt.

Hoe zo’n vergaderruimte eruitziet? Het is een ruimte die je reserveert op het moment dat je een vergadering in Outlook plant. Compleet met display waarop je je aanmeldt en die de vergadering automatisch start wanneer je de ruimte binnenloopt. Ook handig: wanneer je de afspraak in Outlook reserveert, selecteer je meteen welke apparatuur je nodig hebt.

3. Hybride vergaderen staat of valt met goed geluid

Er is niets vervelender dan een vergadering waarbij je je eigen stem terughoort. Of waarbij je de ander slecht of haperend hoort. Een goede kwaliteit microfoon is daarom onmisbaar wanneer je hybride vergadert. Denk daarbij aan microfoons die ingebouwd zijn in het plafond. Daardoor kun je de vergaderruimte zelfs op verschillende manieren inrichten en gebruiken. Bijvoorbeeld zonder tafels, in groepjes, in één grote groep, noem het maar op. Het geluid wordt in elke situatie goed gevangen.

Naast de audio is ook de akoestiek belangrijk. Dat betekent dat je het beste de vergaderruimte met geluiddempend behang of een akoestisch plafond inricht. Want zelfs met de beste audio-installatie is slechte akoestiek een domper op de vergaderbeleving.

4. Zorg voor de juiste beeldkwaliteit

De techniek voor hybride vergaderingen gaat tegenwoordig zo ver dat er automatisch ingezoomd kan worden op de spreker. Maar het kan ook zo zijn dat je voorkeur uitgaat naar een overzichtscamera waarop iedereen zichtbaar is. Waar je ook voor kiest, zorg voor de juiste beeldkwaliteit om elkaar goed te zien.

5. Maak duidelijke afspraken met elkaar in de hybride vergadering

Niet alleen de techniek en de ruimte zijn belangrijk voor het gebruiksgemak van een hybride vergadering. Maak ook duidelijke afspraken met elkaar, zodat vergaderingen voor iedereen positief en productief zijn. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van korte sessies of een maximum vergadertijd van 55 minuten. Zo geef je collega’s de tijd en ruimte om een korte pauze te nemen voordat ze naar hun volgende afspraak gaan.