Digitale receptie

Een professionele en gastvrije ontvangst, zonder fysieke receptie

Home » Oplossingen » Slimme werkplek » Digitale receptie

Bij een moderne werkomgeving hoort een slimme tool voor de ontvangst van je bezoekers. Een tool die automatisch, efficiënt en veilig is. Lees meer

Vrijblijvend advies

Wij staan altijd klaar voor een persoonlijk en praktisch advies. Meer weten? Bel Marthijn op 078 69 95 889

FrontAssist

Digitale receptie

Een digitale receptie automatiseert de ontvangst van bezoekers, leveranciers en medewerkers. Bezoekers melden zich eenvoudig aan via het scherm met hun vooraf per e-mail ontvangen QR-code of registreren zich handmatig. Medewerkers ontvangen gelijk een melding als hun bezoek zich aanmeldt. Bezoekers hoeven dus nooit onnodig te wachten.

De software verwerkt alles automatisch: van registratie en meldingen tot toegangscontrole en bezoekersbadges. Zo bied je een gastvrije ontvangst en beheer je het bezoek aan je organisatie, zonder de aanwezigheid van een receptionist.

Terugbelverzoek

Meer weten over digitale receptie?

Of benieuwd wat een digitale receptie voor jouw organisatie kan betekenen?

We vertellen je er graag meer over.

Bel me terug

Waarom een digitale receptie?

Organisaties krijgen steeds minder bezoek. Bij een gemiddelde van 5 tot 20 bezoekers per dag kun je flink op de kosten besparen als door een digitale receptie geen fulltime receptionist meer nodig is. Ook voor bedrijfsverzamel-gebouwen is dit een interessante oplossing. Elke organisatie kan zelf het bezoek beheren, de deur opendoen en pakketjes in ontvangst nemen, zonder een centrale receptie.

Efficiëntie: van voorregistratie tot check-in, bezoekers melden zich sneller aan en medewerkers krijgen direct een melding van hun bezoek.
Kostenbesparing: bespaar op personeelskosten voor de receptie door herhaaldelijke taken te automatiseren.
Directe notificaties: ontvang een melding via telefoon, e-mail, sms, MS Teams of videobellen zodra een bezoeker arriveert.
Veilig en GDPR-proof: altijd inzicht in wie er in het gebouw is, zonder papieren lijsten.
Eigen huisstijl: pas het systeem aan met je eigen branding, van de interface op de hardware tot de ontvangstberichten.

60%

Van de organisaties ziet een digitale receptie als essentieel onderdeel van hun beveiligingsbeleid.

40%

Minder tijd zijn organisaties kwijt aan bezoekersbeheer door automatische registratie en meldingen.

85%

Van de bezoekers geeft aan dat een soepele aanmelding bijdraagt aan een positieve eerste indruk.

De voordelen

Ontdek de voordelen

Dit zijn de voordelen van een digitale receptie voor jouw organisatie.

Voor gebruikers:

Makkelijk in gebruik doordat je werkt vanuit de voor jou bekende systemen

Snel en intuïtief aanmelden via QR-code, pincode of handmatige invoer

Geen wachtrijen of papierwerk, direct toegang tot het gebouw

Duidelijke instructies en routebegeleiding bij aankomst

Voor werkgevers:

Directe koppeling met systemen zoals Outlook, Teams en Google Calendar

Op elk moment inzicht in wie er in je gebouw is via een online dashboard

Bespaar kosten door het het verminderen of vervangen van een receptionist

Maatwerk mogelijk in zowel software als hardware

Stap voor stap

Zo makkelijk werkt de digitale receptie

Uitnodigen: de medewerker stuurt een uitnodiging met QR-code en pincode via Outlook. Eventueel aangevuld met instructies voor bijvoorbeeld parkeren.
Inchecken: de bezoeker scant bij aankomst de QR-code, voert de pincode in of meldt zich handmatig aan.
Notificatie: de medewerker ontvangt gelijk een melding zodra de bezoeker zich aanmeldt. Dit kan via Teams, e-mail, sms of telefonische verbinding.
Uitchecken: na de afspraak checkt de bezoeker uit via dezelfde QR-code of handmatig. Het systeem registreert de vertrektijd.

Meer weten over de digitale receptie?

Bij AENC staan we altijd klaar voor een passende oplossing op maat. Persoonlijk en praktisch. Meer weten? Bel Marthijn, 078 – 69 95 889 of stuur een berichtje.

"*" geeft vereiste velden aan