Waarom een goed beleid voor hybride werken noodzakelijk is

De voordelen van hybride werken

Voor de werkgever die er nog steeds niet van overtuigd is dat hybride werken een aanwinst is voor de onderneming, zetten we graag de voordelen nog eens op een rij:

• Geld besparen. Een half leeg kantoor tover je om in een kleiner werkoppervlak. Je bespaart reiskosten, energiekosten en schoonmaakkosten. Die thuiswerkvergoeding is het dubbel en dwars waard.
• Productiviteit bevorderen. De cijfers liegen er niet om: een hybride werkomgeving maakt werknemers productiever. Ze werken in opperste concentratie thuis en benutten meetings op de meest efficiënte manier. Ook de sociale momentjes bij de koffiemachine zijn een stuk gezelliger!
• Blije werknemers. De vroege vogel en de nachtuil zijn allebei blij met flexibele werktijden. Ook werkende ouders genieten ervan om de kinderen uit school te halen. Dat uurtje halen ze graag op de zaterdagmiddag weer in. Millennials? Die beginnen sowieso niet aan een baan zonder flexibiliteit. Een goed hybride werken beleid komt de werk-privébalans ten goede.

Een gepast beleid; hoe kun je hybride werken faciliteren

Oké, je bent overtuigd van de voordelen. En nu? Hoe implementeer en faciliteer je hybride werken met een succesvol beleid?

Sommige kantoren kiezen ervoor om de medewerkers te verplichten een aantal dagen naar kantoor te komen. Daarbij kun je denken aan drie dagen thuiswerken en twee op kantoor. Of juist andersom. Maar ook vier dagen thuis, één op kantoor is mogelijk. En dan is er ook nog de mogelijkheid om de werknemers in groepen op te delen, zodat de ene groep collega’s op maandag en woensdag naar kantoor komt en de andere groep op dinsdag en donderdag.

De belangrijkste vraag die je bij zo’n hybride werken beleid als werkgever moet stellen, is echter: wat willen de werknemers? Misschien is het niet voor iedereen mogelijk om thuis te werken. Want de collega met een pasgeboren baby zit misschien liever op kantoor? En een andere collega heeft geen ruimte in zijn starterswoning voor een fijne werkplek. Weer een andere collega heeft geen goede reden, maar vindt het kantoor gewoon veel gezelliger.

Wat de reden ook is, kies een oplossing die bij je werknemers past. Er is nu eenmaal geen one size fits all oplossing voor hybride werken.

• Werk je toch liever met regels? Overweeg dan om werknemers met kinderen voorrang te geven op bepaalde dagen. Als er dan nog een plekje over is, kan een andere collega alsnog aanschuiven op kantoor.

Een plek voor iedereen

Verdeling gemaakt? Dan is het belangrijk dat de juiste werkplekken beschikbaar zijn. Dat vergt een nieuwe inrichting, want hybride werken gaat samen met meer vergaderruimtes en minder vaste werkplekken. En wat dacht je van stiltewerkplekken? Ook die heb je nodig.

Hoe weet je nu welke plekken er nodig zijn? En hoeveel precies? Met een reserveringssysteem met ingebouwde warmtesensoren weet je precies waar je werknemers aan toe zijn. Collega’s die graag van tevoren hun plekje reserveren hebben altijd een bureau om aan te werken. De collega die na de vergadering toch nog even op kantoor blijft hangen kan op de aanlandplek aan de slag.

En de collega die last minute toch besloot thuis te blijven? Zijn reservering wordt na 15 minuten vrijgegeven omdat de warmtesensor niemand detecteert. Handig voor de collega die zijn reservering vergat te annuleren.

Met een goed beleid voor hybride werken kan een kantoor van 4000 mensen werken met 400 werkplekken. Maar dat betekent wél dat er een reserveringssysteem nodig is, om al die mensen (en wensen!) in goede banen te leiden.

Creëer inzichtelijkheid

Een van de uitdagingen van hybride werken is dat het met zoveel wensen lastig is om het overzicht te bewaren. Een handige oplossing biedt daarom inzicht. Voor iedereen.

Met GoBright zien de werknemers met een app of er een plekje beschikbaar is op kantoor. Door de beschikbaarheid duidelijk zichtbaar te maken kun je als werkgever bovendien zeggen: vol = vol. Daarnaast registreert het systeem wanneer het druk is en wanneer het minder druk is. Dat betekent dat je op vrijdagmiddag waarschijnlijk een afdeling kunt afsluiten. En daar bespaar je dus weer energie- en schoonmaakkosten mee.

Handig, die informatie, want je ziet als werkgever ook meteen waar behoefte aan is op kantoor. Is er daadwerkelijk een tekort aan vergaderruimtes, of is de ene dag gewoon populairder dan de andere? Want dan kan je je teamdag gewoon op een ander moment boeken.

De geïntegreerde teamsfunctionaliteit is een must-have voor je boekingssysteem.